Moderne poslovne tajnice

BiznisUncategorized

Ambasadorice organizacija

U današnje vrijeme poslovna tajnica ili voditeljica ureda itekako utječe na imidž organizacije, komunikaciju u timu, odnose među zaposlenicima i protok informacija.

Uloga poslovnih tajnica postala je jedna od najznačajnijih unutar poslovnih organizacija. Novije istraživanje američkog website-a Staples.com je pokazalo da gotovo dvije trećine djelatnika misli da je administrativni pomoćnik ureda (tajnica ili tajnik op.a.) odgovoran za upravljanje uredom. Mogli bismo zaključiti, poslovne tajnice su se počele smatrati važnijima za tvrtku, nego sami šefovi te tvrtke.

S obzirom na njihov značaj u tvrtkama, znanja i vještine kojima se služe, poslovne tajnice sve više dolaze pod lupo poslovnog svijeta. Prema istraživanju, djelatnici tvrtke imaju tako visoko mišljenje o poslovnim tajnicama zbog mnogih zadataka koje ispunjavaju u uredu. Takvo mišljenje stvara se iz razloga što poslovne tajnice na neki način popunjavanju uloge u uredu, od ljudskih potencijala do računovodstva, a one same sebe u istraživanju opisuju kao „terapeute, mađioničare, a ponekad i čudotvorce u tvrtki“, baš iz tih razloga.

Također, britansko istraživanje Instituta ovlaštenih tajnika i administratora (ICSA) ukazalo je na šest organizacijskih vještina koje su potrebne današnjim poslovnim tajnicama, a upravo im one daju na značaju u korporativnom svijetu.

Kada govorimo o prioritetima unutar tvrtke, vrlo je važno da ih tajnice znaju te da znaju njima upravljati. Zbog toga im je važna vještina multitaskinga, odnosno da bez obzira na količinu posla i zadataka koje imaju na svojem stolu moraju biti u mogućnosti „držati sve konce igre“ u isto vrijeme.

Tajnice moraju imati i organizacijsko znanje, moraju razumjeti poslovanje i kontekst svoje organizacije.

S obzirom na to da su ciklusi poslovnih sastanaka vođeni po rasporedu, a podložni su tzv. vanjskim i unutarnjim utjecajima, tajnice tvrtke moraju biti ispred „igre“, s planovima u svakom trenutku. Drugim riječima, moraju biti dobre u upravljanju i planiranju jer uvijek postoji aktivnosti (prigoda, sastanak) koja će se odvijati u isto vrijeme.

Kako bi se rad ureda i važnih sastanaka odvijao ispravno, bez grešaka ili propusta, poslovne tajnice moraju imati oko za detalje, posebno u većim organizacijama.

Budući da tajnice tvrtke rade s članovima uprava ili direktorima, izvršnim direktorima, višim rukovoditeljima i često s višim vanjskim dionicima, one moraju posjedovati diskreciju, diplomaciju, takt, emocionalnu inteligenciju i dobre pregovaračke vještine. Moraju znati dobro slušati i učinkovito komunicirati, usmeno i pismeno. Ukratko moraju imati razvijene komunikacijske vještine.

Sposobnost ocjenjivanja i donošenja razumnih prosudbi, često u okolnostima koje uključuju konfliktna pitanja i ciljeve, ključni je zahtjev za tajnice tvrtki, budući da su često i prva točka kontakta za upite.

„U prošlosti se događalo da je javnost imala pogrešnu sliku o radnom mjestu tajnice, potpuno nesvjesna spleta poslovnih aktivnosti, obveza i odgovornosti koje nosi ta pozicija. Danas je jasno da poslovna tajnica ili voditeljica ureda itekako utječe na imidž organizacije, komunikaciju u timu, odnose među zaposlenicima i protok informacija.“

„Pri tome, ključno je da tajnica posjeduje optimizam, odnosno da vidi pozitivan ishod situacije ili izazova, da je odvažna u preuzimanju rizika, čak kada se to drugi zaposlenici ne usude, da je strpljiva i staložena, odnosno spremna čekati priliku, a opet zadržati mir u svakoj situaciji te da će odvojiti vrijeme za promišljanje o kompleksnijim problemima. Iz navedenog možemo zaključiti da je kvalitetna i kreativna poslovna tajnica važan stup mudre i odgovorne organizacije“, istaknula je dr. sc. Elvira Mlivić Budeš, koordinatorica programa poslovnog i osobnog razvoja na VERN’u.

Za kraj, anegdotalno je mišljenje da su poslovne tajnice na značenju i važnosti počele dobivati nakon emitiranja serije Mad Man, kada je poslovna javnost zapravo postala svjesnija njihove važnosti u organizaciji. Prema istraživanju Međunarodnog udruženja za analitičku psihologiju (IAAP), zanimljivo, broj djelatnika koji su angažirali poslovne tajnice, u posljednje se dvije godine gotovo udvostručio. Serija Mad Man je emitirana do 2015.

Jednodnevna stručna radionica „Kreativne poslovne tajnice“ održat će se na VERN’u u petak 12. srpnja 2019., a na njoj ćete usvojiti nova znanja iz područja razvoja karijere, komunikacija i psihologije te poslovnog dopisivanja.

Prijavnicu potražite na: VERN

Izvor: https://bit.ly/2XpY3TY